אירוע עסקי יכול להיות כל דבר החל מכנס חברה, דרך מסיבת עיתונאים ועד לאירוע השקת מוצר. המטרה של כל אירוע כזה היא שונה, אבל ההפקה והביצוע הן דומות.
קבלו 8 צעדים להפקת אירוע עסקי מנצח שכולם ידברו עליו.
תכנון מראש חוסך המון כאב ראש
- החליטו מראש מהי מטרת האירוע, וכך תוכלו לקבוע מי יהיה קהל היעד שלכם, מה יהיה המיקום המתאים לאירוע, אילו מסרים יועברו באירוע, התקציב המתאים לאירוע כזה וכדומה.
- הכינו מראש שלוש רשימות שיעזרו לכם לעבור את האירוע בקלות:
א. רשימת הציוד כגון תאורה והגברה, מקרן ומסך, מערכת הגברה, דוכן נאום, אטרקציות שיכולות לשדרג את האירוע שלכם, במידה וזה תואם את מטרת האירוע.
ב. רשימת ספקים כגון קייטרינג, צלם, תקליטן, מנהל/ חברת הפקות וכדומה. עבור כל אחד מהספקים הקפידו שיהיה לכם חוזה מסודר שכולל את כל הפרטים הגדולים והקטנים שהסכמתם עליהם.
ג. רשימת תקלות שעלולות לקרות במהלך האירוע והדרך שלכם לטפל בהן. רשימה זו יכולה להציל אתכם כאשר אתם בלחץ בזמן האירוע עצמו.
- וודאו שהתאריך שאתם רוצים לקיים בו את האירוע לא מתנגש עם אירועים אחרים כמו חגים, חופשות מרוכזות, אליפות העולם בכדורגל וכדומה.
- המקום שתבחרו ייצור את הרושם הראשוני של האורחים שלכם. לכן, חשוב לבחור מקום שמתאים לקהל היעד ולמטרה שלכם ולשים לב לפרטים הגדולים והקטנים כמו עיצוב אולם קבלת הפנים, מיקום השולחנות, סידורי המפיות וכדומה.
- הרושם השני נקבע על ידי האוכל שמוגש באירוע, לכן הקדישו זמן לבחירת הקייטרינג. ערכו סקר שוק, קראו ביקורות והמלצות, התייעצו עם חברים וקיבעו טעימות.
- תכננו את מהלכי השיווק שלכם כדי למשוך אנשים לאירוע. הפקת אירוע עסקי מחייבת שיווק ממוקד ונכון. צרו באז סביב האירוע שלכם על ידי שיווק במדיות החברתיות השונות.
הפקת אירועים עסקיים לא חייבת להיות עסק יקר
- אחרי שתכננתם וערכתם רשימות של כל מה שאתם צריכים לאירוע, זה הזמן לקבוע את התקציב ולגייס כספים לאירוע.
יש מגוון דרכים לגיוס כספים עבור הפקת אירועים עסקיים כמו מכירת כרטיסים, השגת חסויות לאירוע, התרמות, גיוס תקציב פנימי וכדומה.
הקפידו לשים כסף בצד עבור שינויים ותקלות שעלולים לצוץ במהלך האירוע.
ביום האירוע עצמו, הקפידו להגיע למקום כשעתיים שלוש לפני האירוע לבדיקות אחרונות כדי לוודא שהאירוע יהיה מוצלח עבור כולם.
בהצלחה!
